De 5 essentiële stappen van implementatie

Pasted image at 2016_07_07 09_50 AMImplementatie (van het Latijnse werkwoord implére, ‘invullen’ of ‘vervullen’) is de invoering van een nieuw systeem, plan, idee, model, ontwerp, standaard of beleid. Een goede implementatie is essentieel voor het verkrijgen van maximale impact. Dat geldt voor elke website of tool en zeker ook voor een online marktplaats voor burenhulp. Hierbij gaat het niet alleen om een goede technische implementatie maar met name om een sociale implementatie: ervoor zorgen dat de website door de relevante doelgroepen gevonden wordt en (veilig) gebruikt wordt.

Het belang en succes van een implementatie is goed kwantificeerbaar te maken. Zo zagen wij dat onze nieuw-ontwikkelde implementatie methodiek gemiddeld 200% meer vraag, aanbod en matches oplevert dan de oude implementatie methode!

Wat maakte de nieuwe methodiek zo succesvol? We identificeerden de 5 essentiële stappen in het implementatie proces en leerden de succesfactoren en valkuilen per stap. Vervolgens integreerden we deze kennis in de IMPACT methodiek. Deze learnings delen we graag. Hieronder volgen de 5 stappen van implementatie inclusief succesfactoren en valkuillen:

Stap 1: Draagvlak en betrokkenheid creëren
Breng aan het begin van het implementatie proces in kaart wie je belangrijkste stakeholders zijn en waar je dus draagvlak en betrokkenheid wil creëren. De drie belangrijkste groepen voor de implementatie van een online marktplaats voor vrijwillige inzet en burenhulp zijn:

  • De ‘eindgebruikers’. De website wordt voor en door burgers gebouwd dus betrek ze vroegtijdig in het implementatie proces: denk bottom-up. Hoe doe je dat? Richt een klankbord groep op met daarin de belangrijkste afgevaardigden van de inwoners van je gemeente. Bijvoorbeeld: dorps-of wijkraadleden, actieve jongeren en ouderen, WMO consulenten of sociale wijkteam leden, de belangrijkste zorg- en welzijnsorganisaties. Inspraak leidt tot commitment!
  • De ‘beslissers’. Houd diegenen die besloten hebben tot de aanschaf van de website betrokken bij de uitvoer en bereikte impact. Denk bijvoorbeeld aan de wethouder, beleidsmedewerkers van de gemeente, directie van de welzijnsorganisatie (klik hier voor een overzicht van de belangrijkste stakeholders voor innovatie in het sociale domein). Pak het slim aan: plan een kickoff meeting in zodat je je verhaal maar 1 keer hoeft te doen. Creëer een mailinglijst en stuur regelmatig een update: mijlpalen, mooie verhalen/ervaringen en een toegankelijke resultaten analyse.
  • De ‘handjes’. Alleen ga je sneller maar samen kom je verder.. investeer tijd in het vinden van de juiste ‘handjes’ om je heen. Analyseer welke competenties je mist die je gaat werven. Attitude is minstens zo belangrijk als vaardigheden.

Stap 2: Online en offline verbinden

Een online instrument zoals een online marktplaats voor vrijwillige inzet is aanvullend op de bestaande infrastructuur. Door de vorm (online) en boodschap (iets doen voor elkaar) bereik en activeer je nieuwe doelgroepen. Maar haak ook goed in op de bestaande offline processen! Denk aan sociale wijkteams, buurthulpdiensten, fysieke ontmoetingsplekken etc. Zo lever je een extra toegevoegde waarde.

Hoe kun je goed aanhaken op bestaande processen? Maak procesafspraken met de offline structuren over doorverwijzing en bemiddeling. Een buurthulpdienst is bijvoorbeeld een perfecte partner. Zij zijn goed in ‘warme’ bemiddeling maar hebben vaak een uitdaging op het gebied van capaciteit om dit te (blijven) doen. Een online marktplaats is erg krachtig op het gebied van zelfstandig matchen op grote schaal. Je vult elkaars krachten dus perfect aan!

Stap 3: Communiceren

Communiceren is essentieel voor het succesvol implementeren van een online marktplaats. Want als je marktplaats online staat, wil je natuurlijk dat zoveel mogelijk inwoners er gebruik van maken. Het creëren van naamsbekendheid, draagvlak en actiebereidheid zijn belangrijke communicatiedoelen in het implementatieproces. Klinkt simpel maar de uitwerking kan al snel complex worden.

Allereerst maak je een keuze voor de doelgroep van je marktplaats. Een doelgroep kan bestaan uit vrijwilligers, hulpvragers, professionals, ouderen en jongeren, inwoners van een bepaalde kern of wijk, groepering of organisatie, vluchtelingen of WW’ers (en vergeet je stakeholders en projectgroep niet!). Daarna kies je de manier waarop je deze doelgroep het beste kan bereiken: online (e-mail, social media, online marketing) en/of offline (free publicity, advertenties, marketingacties, promotiematerialen). Zorg er vervolgens voor dat de tone of voice van de boodschap relevant en passend is bij de keuzes die je al hebt gemaakt. Vergeet daarbij de kracht van de herhaling niet! Onderzoek wijst uit dat je een boodschap zeven keer gezien moet hebben voor je het onthoudt. Zorg dus dat al je kanalen elkaar versterken door dezelfde coherente boodschap te zenden.  Zo haal je de zeven keer met gemak, zonder saai te worden.

Een laatste tip: op het gebied van communicatie zijn er vaak al veel ervaringsdeskundigen en hoef je het wiel dus niet opnieuw uit te vinden. Sluit aan bij wat er al is voor efficiënte én effectieve communicatie. Bijvoorbeeld jouw marktplaats als voorbeeld bij een computerles voor ouderen.

Stap 4: Evalueren

Resultaten vertellen je wat goed gaat, effectief is of juist wat er beter kan en waar actiepunten liggen. Stel daarom goede (SMART geformuleerde) KPI’s op en evalueer deze periodiek. Denk bijvoorbeeld aan de volgende thema’s:

  • Bezoekers van de website. Zowel kwantiteit als kwaliteit is belangrijk. Bijvoorbeeld: hoe veel mensen bezoeken de website (kwantiteit) en hoe lang blijven zij op de site (kwaliteit)?
  • Gebruikers van de website. Hoeveel gebruikers zijn er geregistreerd? Welke type (vragers, aanbieders, particulier, professional of een combinatie)? Hou oud zijn ze?
  • Activiteit op het platform. Hoeveel vragen en aanbod zijn er geplaatst? Hoeveel matches zijn er?

Stap 5: Verankeren

Om de duurzaamheid van een nieuw concept zoals een online marktplaats te borgen is het belangrijk om meteen al te denken aan verankering. Met die gedachte in het achterhoofd maak je keuzes in het implementatie proces die ervoor zorgen dat de website ook ná de implementatie periode (en wanneer je er zelf wat minder energie in kunt steken) blijft groeien. Hoe doe je dat? Een aantal ideeën:

  • Integreer het gebruik van de website in het werkproces van professionals.
  • Zorg dat de website meegenomen wordt in alle communicatie uitingen van de gemeente die qua thema aansluiten.
  • Betrek meer mensen in het project en geef hen hun eigen rol met verantwoordelijkheid. Dit stimuleert betrokkenheid en komt de duurzaamheid ten goede.
  • Zet de gebruikers van het platform in de spotlight: zij zijn je doelgroep en je doet het voor hen. Als zij blij zijn, zullen ze hun eigen netwerk enthousiasmeren. Deze manier van groei is de meest natuurlijke én duurzaamste waar je het langst plezier van zult hebben!

Meer weten? Hier lees je meer over onze online marktplaatsen, IMPACT Methodiek en behaalde resultaten.